人民法院的檔案是國家檔案的重要組成部分，真實地記錄了人民法院的審判工作和其他各項活動，是維護法院審判歷史面貌的重要憑證，也是做好法院各項工作不可缺少的重要環節和條件。隨著社會的不斷進步，檔案的擁有量和使用量日益增多，法院檔案的管理工作必須堅持高起點、高標準、高要求，突出規范化、科學化、現代化，不斷提高法院檔案質量和檔案的有效開發和利用，更好地服務審判服務社會。

 

一、目前基層法院檔案管理存在的問題

 

隨著法院檔案工作重要性的日益顯現，多數基層法院在加強領導、注重軟硬件建設方面狠下功夫，如常州市天寧區人民法院撥出專款建立了400多平方米的檔案中心，做到辦公、庫房、閱卷三分開，購置高新檔案密集架等現代化設備，并采取措施強化檔案信息化建設，實施電子檔案、紙質檔案雙式管理，取得一定成效。但不可否認的是，目前基層法院檔案管理中仍存在一些不容忽視的問題。

 

1、訴訟檔案的數量急速遞增。隨著社會主義法制的健全，普法教育的深入，人民群眾運用法律武器保護自己合法權益的意識不斷增強，訴至法院的各類糾紛也不斷增長。同時由于2007年4月1日實施的《訴訟費用交納辦法》從多個方面降低訴訟費用收費標準，直接導致基層法院收案數量的大幅度上升，檔案數量也隨之急速增長。如常州市天寧區法院1980年至1990年的庫存檔案數量為465卷732冊，1991年至2000年的庫存檔案數量為27407卷48351冊，2001年至2010年的庫存檔案數量為460247卷843160冊，2011年至2012年的庫存檔案數量為176263卷314513冊，增長速度可見一斑。

 

2、人員配備不足且流動性大。根據《人民法院檔案工作規定》中的組織管理的第十一條規定，各基層法院相繼都設置了檔案機構，配備了專職檔案干部，這是做好檔案工作的必要條件。根據有關規定保存檔案一萬卷（件）應該設專職檔案干部一名為基數，超過部分每超過二萬卷再增配一人，但受案多人少矛盾的影響，大部分基層法院的專職檔案員僅有1－2名，檔案工作人員的相對不足。此外，檔案管理人員變動頻繁，這與檔案工作的專業性和連續性嚴重不符，給檔案管理帶來不小的影響。

 

3、檢察機關移送的刑事案件卷宗數量巨大。根據《最高人民法院 最高人民檢察院關于刑事案件卷宗歸檔的問題的批復》中規定，檢察機關偵查、起訴的刑事案件以及公安機關偵查移送檢察院向法院起訴的案件，判決后該案卷宗由人民法院存檔保管。然而，隨著刑事案件的增長，此類卷宗數量日益龐大。以常州市天寧區人民法院為例，檢察機關偵查、起訴的刑事案件以及公安機關偵查移送檢察院向法院起訴的案件卷宗占該院庫存檔案總量的18%以上，占全部刑事案件卷宗總量的60%以上。這不僅占用了基層法院檔案管理的大量資源，也給公安、檢察機關卷宗查詢帶來不便。

 

二、解決問題的相關對策建議

 

時代在前進，社會在發展，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業，也必須根據時代和實踐的發展要求不斷創新，如何變被動服務為主動服務,如何做到檔案信息在訴前、訴中、訴后的有效服務，是提高辦案效率、體現司法公正的內在要求。筆者試就如何做好基層法院檔案管理工作談幾點意見。

 

1、增強管理意識

 

組織廣大干警深入學習《檔案法》、《人民法院檔案工作規定》、《人民法院檔案管理辦法》、《江蘇省檔案管理條例》等有關檔案管理方面的法律、法規，提高檔案管理意識，增強檔案工作的自覺性與積極性。同時確立院長直接領導、辦公室具體負責、各部門協同配合的檔案工作體系，注重檢查檔案工作進展情況，幫助協調工作中的矛盾，解決實際困難。在每年度的工作意見、目標管理考核辦法、全年工作總結，院領導都要突出強調檔案工作，真正做到檔案工作與審判工作同部署、同檢查、同考核。

 

2、重視人員培養

 

注重加強專職檔案人員培訓，參加上級法院、檔案局組織的檔案業務培訓，邀請上級檔案局的有關領導具體指導，主動向先進單位學習，通過學習開闊眼界、拓寬思路、尋找差距、取長補短。同時加強檔案管理網絡員的培訓，重視加強對各部門書記員、內勤、特別是檔案管理網絡聯絡員的業務指導，有計劃地開展培訓。對新到工作崗位的書記員，應進行手把手地業務指導，使他們正確掌握訴訟檔案的收集、整理、裝訂要求，確保歸檔質量。及時訂閱有關檔案管理書刊，督促其自覺學習，促使其掌握必要的檔案知識，具備條件的檔案工作人員可以參加評定專業技術職稱。對接觸有毒有害物質的檔案工作人員配備相應的防護用品，并給予一定的健康補貼。

 

3、完善管理模式

 

為確保以高質量的檔案管理工作促進司法公正，一要把好質量評查關，把"訴訟檔案是否規范"作為一項重要的指標認真評查；二要把好歸檔關，應對各部門上交的各類檔案堅持原則，嚴格把關，不符合歸檔要求的，提出意見，退回歸檔部門重新整理并限期歸檔；三要把好保管關，在日常歸檔管理工作中，應當嚴格按照國家規定控制檔案庫房的溫濕度，采取防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物、防盜、防火等措施，確保檔案的安全。

 

4、提高開發利用

 

進一步開發與利用檔案價值，充分發揮法院檔案服務審判、服務社會的作用。一要積極開展檔案編研工作，擴大檔案資源的應用范圍，為立法、司法監督等工作提供第一手資料。二要加快檔案數字化進程，編制科學實用的檔案檢索工具，實現檔案的網絡查詢功能，逐步實現以電子檔案代替紙張檔案提供利用。三要嚴格限制檔案利用范圍，嚴守保密原則，制定借閱規范，對向人民法院檔案機構借閱特定檔案的行為，可以收取有關費用。

 

5、加強部門合作

 

檢察機關偵查、起訴的刑事案件以及公安機關偵查移送檢察院向法院起訴的案件卷宗，可逐頁掃描進行微機錄入，實現該類檔案數字化、信息化，判決后將原卷宗退還原機關保管，法院只保留該類卷宗的電子檔案即可。法院也可邀請人民檢察院、公安機關共同建設內部局域網，強化檔案的網絡建設，實現檔案網絡資源共享，進一步開發、利用、調取檔案。