傳統(tǒng)的檔案文件，大多以紙質存在。紙質檔案存在諸多弊端和不足，如對空間的占用較大、傳送和使用過程中極易破損、進行查找檢索時費時費力、一旦丟失遺漏將很難補尋等等，既不利于管理、又不便于使用。隨著信息網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，社會信息化進程的逐步加快，給檔案工作帶來了全新的機遇和挑戰(zhàn)。如何更好地順應時代需求，不斷完善和提高檔案信息化管理水平，加大檔案電子化建設推進力度，滿足人民群眾日益增長的應用需求，成為檔案管理工作正臨的問題。下面，筆者就檔案電子化建設提幾點粗線認識。

 

一、檔案電子化建設意義重大

 

所謂檔案電子化，就是將傳統(tǒng)檔案利用計算機掃描技術進行電子化處理，生成電子影像文件進行存儲，并通過采用計算機檔案管理軟件進行管理和開發(fā)利用，對實現(xiàn)檔案管理、使用和傳播的現(xiàn)代化將發(fā)揮非常重要、積極的作用。

 

（一）檔案電子化可以對原始檔案形成有效保護。首先，電子化檔案可以代替原件使用，使得原始檔案能受到妥善保管，有利于其保存期限的有效延長。在實際使用過程中，對傳統(tǒng)檔案的提調和查閱，都是接觸式使用，這樣既不利于原件資源的廣泛利用，又影響其保存壽命。而通過電子化處理后，我們可以通過制作它們的電子副本，提供利用和交流，從而可以把原件妥善地保存起來，有效延長原件的保存時間。其次，檔案電子化可以實現(xiàn)分地保存。對那些需要長期或永久保存的重要檔案，可以用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份電子化副本的備份分地保存，這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災人禍的情況下不至遭到毀滅性的破壞。再次，檔案電子化可以對原始檔案進行復原處理。實際使用過程中，有些檔案材料由于紙張、字跡和保管條件等因素，文字出現(xiàn)了模糊褪變，在檔案電子化處理的過程中，可以利用計算機圖像處理技術實現(xiàn)復原。

 

（二）檔案電子化能有效提高和改善檔案的利用方式。紙質檔案原件的電子化副本以其積極的、動態(tài)的特性改變了長久以來對檔案的利用方式。首先，電子化檔案不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。其次、電子化檔案可以通過計算機網(wǎng)絡進行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能。不僅免去了利用者的奔波之苦，更大的好處在于擴大了檔案的利用空間，讓更多的人來了解檔案、利用檔案。再次，電子化檔案的使用不再受“時間”限制，將電子檔案通過網(wǎng)絡發(fā)布，這樣所有利用者就可以上網(wǎng)查閱檔案信息資源，利用者可以隨時使用自己需要的文件。

 

（三）檔案電子化管理是加強檔案工作的必然選擇。檔案信息的電子化管理是順應時代成長的新動向、滿足社會需求的新舉措。首先，通過檔案電子化，能打破檔案操作的各種局限，使檔案管理部門從檔案的保管和操作本能機能向信息采集、處事本能機能改變，實現(xiàn)檔案信息資本的合理設置、科學管理。其次，檔案電子化是順應形勢的需求。數(shù)以百萬計的檔案文件形成了海量的原始數(shù)據(jù)資源，如果不能有效共享利用，就失去了留存的意義。再次，社會公眾對電子化檔案需求強烈。當今，人們的知識結構越來越豐富，對基礎信息的需求越來越大，對檔案工作的要求也越來越高，這就迫使檔案信息管理部門必須盡快改變傳統(tǒng)工作方式，盡可能地將檔案信息實時、便利地供給各方面的需求者。

 

二、實現(xiàn)檔案電子化要堅持的原則

 

（一）要統(tǒng)一思想認識。首先必須在思想上充分認識檔案電子化的重要意義。檔案信息是全球、國家、區(qū)域信息的一個重要組成部分，盡管它同普通的信息有所區(qū)別，一部分具有保密性,在一定的時間期限內,開放范圍、利用對象都會有所不同，但隨著時間的流逝和社會的變革，機密檔案將逐步解密，檔案的文化性質和社會性質逐步強化，利用的范圍和對象將逐步擴大。只有當檔案信息資源在社會主義現(xiàn)代化建設中發(fā)揮重要作用時，檔案和檔案工作的意義和價值才能得到充分體現(xiàn)。因此，在這個信息時代，我們要按照有關規(guī)定，統(tǒng)一認識，加大力度，加快實施，千方百計將呆滯在庫房中的檔案信息變成現(xiàn)實有用的信息資源。

 

（二）要注重統(tǒng)籌規(guī)劃。將大量的檔案信息電子化處理，是一個龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏情況的調查，包括檔案的類型、狀態(tài)、館藏數(shù)量、檔案信息利用等基本情況。根據(jù)館藏情況制定檔案電子化的科學規(guī)劃，包括掃描儀等硬件的購置計劃和電子化影像處理規(guī)劃。檔案電子化要經(jīng)過一個較長的過程，硬件的購置不可能一步到位，也不需要一步到位，應從實際和長遠打算，保證掃描儀等硬件設施的成龍配套，使其具有較強的支撐能力和擴展能力。檔案電子化實施處理規(guī)劃應貫徹“突出重點，分步進行”的原則，對重點和利用率高的檔案先行電子化，早日滿足大多數(shù)利用者的需求。

 

（三）要嚴格標準制定。檔案電子化涉及一系列標準，包括計算機處理、技術參數(shù)設置、存儲格式、利用模式等。因此，在開展檔案電子化工作時，必須根據(jù)國家已有的相關標準，并結合設備的實際情況制定具體的操作規(guī)程。首先，要做好電子化掃描參數(shù)的優(yōu)化設置。掃描系統(tǒng)的參數(shù)選擇和確定，對掃描電子影像質量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關系到掃描文件的清晰度和還原效果。掃描分辨率越高，得到的掃描文件就越清晰，但相應的掃描時間和存儲空間就要增加，甚至不可打印；掃描分辨率過低，則可能會導致掃描文件的質量降低，甚至不可用。所以，在選擇分辨率時應根據(jù)實際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質量等。其次，要做好掃描質量的全程控制。進行紙質檔案原件掃描時，要注重全面的質量檢查，加強數(shù)據(jù)的質量控制。質量檢查應包括以下幾方面內容：1、掃描前的檔案整理檢查。要掃描的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴重影響掃描質量的原件應預先修整。2、掃描后的圖像質量檢查。掃描后的圖像文件應保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，幅面擺放正確，亮度適當，既無丟失信息、又無增加信息，對文件圖像質量有問題的應重新掃描。3、數(shù)據(jù)關聯(lián)檢查。通過對檔案的著錄，形成數(shù)據(jù)庫文件，與已掃描的檔案圖像文件進行關聯(lián)，形成一一對應。再次，要確定合適的掃描方式和文件存儲格式。針對不同類型的檔案，我們在選取掃描方式時，要綜合考慮圖像質量、存儲空間、掃描時間、還原輸出及兼容性等，要確保電子化檔案便于管理、利于使用。

 

（四）要堅持利用優(yōu)先。針對“浩瀚”的檔案資源，不加選擇的全部數(shù)字化是不可能的、也是不必要的。我們應該根據(jù)一定的“原則”確定哪些檔案需要電子化、哪些不需要電子化，哪些需要優(yōu)先電子化。在實際工作中，我們應該采取“利用優(yōu)先”原則，力爭使電子化檔案是高價值、高效率、有序標準的信息資源。

 

三、加強檔案電子化建設的對策

 

（一）慎重選擇技術路線。信息技術的飛速發(fā)展成為當代技術革命的主要特征，對檔案信息電子化影響最大的是檔案應用軟件的開發(fā)及成熟的數(shù)據(jù)轉換技術的實現(xiàn)。在信息技術發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息電子化系統(tǒng)的技術路線尤為重要，應從計算機信息處理技術特點和發(fā)展的角度考慮，研制開發(fā)適應當代檔案信息管理工作的應用軟件，其中的管理模塊應與各行各業(yè)的檔案管理工作應緊密結合，同時利用軟件技術實現(xiàn)不同數(shù)據(jù)結構間的自動轉換功能，即通過應用軟件化繁為簡，將不同處理手段形成的數(shù)據(jù)結構、版式等，通過軟件自動轉化到國際、國內統(tǒng)一的標準上來，從而最大限度地發(fā)揮計算機及網(wǎng)絡的強大功能，使得檔案信息電子化趨于完善。

 

（二）加強檔案標準化建設。檔案電子化運用體現(xiàn)在檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案管理要規(guī)范，檔案標準要建立健全和有效實施。檔案標準化建設本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案信息電子化，必須進行科學、合理、長遠的規(guī)劃，避免人力、物力、財力的浪費。檔案管理部門應盡早制定檔案信息電子一體化技術流程標準體系和規(guī)則，以保證電子文件向檔案管理應用系統(tǒng)的平滑移交，實現(xiàn)檔案目錄信息、文件原文和原數(shù)據(jù)的電子化管理。通過網(wǎng)絡環(huán)境，實現(xiàn)在一定的范圍內進行資源共享，從而有效地避免大量的重復勞動，防止日后數(shù)據(jù)匯集過程中出現(xiàn)的冗余、重復現(xiàn)象。

 

（三）注重檔案信息安全管理。檔案信息資源管理中有很多安全問題需要注意。首先是檔案內容安全。涉及到國家、商業(yè)秘密，個人隱私等內容的檔案，有的屬于整卷保密，有的屬于部分內容保密。對于這些內容，在電子化過程中以及對外開放使用時均需要特別注意，須采取必要措施。其次是檔案應用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫的安全。應選擇安全級別高的應用系統(tǒng)，并對數(shù)據(jù)庫進行定期備份和異地備份，維護系統(tǒng)事務日志，實行嚴格的用戶身份鑒別和安全訪問控制，避免因人為破壞或系統(tǒng)故障導致信息丟失。

 

（四）高度重視人才管理。推進檔案信息電子化的關鍵是人才。檔案電子化及電子化檔案信息管理，涉及到計算機軟硬件與掃描技術、數(shù)字影像處理技術、存儲技術和檔案管理等基礎知識，絕不是只懂得計算機技術或只懂得紙質等載體檔案管理知識的人所能勝任的，所以應加強多元化、復合型人才的培養(yǎng)，著力培育符合行業(yè)特點的專業(yè)技術人才，逐步積聚起一支穩(wěn)定、勝任的專業(yè)技術隊伍。

 

（五）開展檔案電子化問題研究。要加強檔案電子化問題研究，及時解決電子化進程中的疑難問題。隨著檔案電子化工作的不斷推進，不可避免地會遇到一些新情況、新問題。比如，電子化檔案信息的壓縮存儲關鍵技術問題，訪問形式與安全控制問題，真?zhèn)未_認和法律效果問題等。針對這些新情況、新問題，在抓檔案電子化工作的同時，需要及時研究解決，確保檔案電子化工作的順利開展。